Las máquinas expendedoras son una excelente oportunidad de inversión, pero, como todo emprendimiento, existen ciertos pasos y normativas que debes cumplir para operar de manera legal y eficiente. Aquí te explico todo lo que necesitas saber.
1. Registro de tu negocio
Antes de poner en marcha tu primera máquina expendedora, lo primero que debes hacer es registrar tu negocio ante la Cámara de Comercio de tu ciudad. En Colombia, este paso es fundamental para poder operar formalmente y, además, te permitirá acceder a beneficios como la emisión de facturas, acceso a créditos y la posibilidad de participar en licitaciones o contratos con empresas privadas o públicas.
¿Qué tipo de negocio debo registrar?
Dependiendo de la magnitud del negocio, puedes registrarte como una persona natural si solo piensas manejar algunas máquinas expendedoras. Sin embargo, si tu objetivo es crecer y manejar varias máquinas en diferentes ubicaciones, te recomiendo considerar la creación de una sociedad por acciones simplificada (SAS). Este tipo de entidad te brinda más flexibilidad a la hora de administrar el negocio y te protege legalmente al separar tu patrimonio personal del empresarial.
2. Requisitos tributarios
El siguiente paso es obtener tu Registro Único Tributario (RUT). Este documento es esencial para cualquier actividad económica formal en Colombia, y te permitirá cumplir con tus obligaciones fiscales, como el pago de impuestos. Puedes obtenerlo directamente en la DIAN, el ente encargado de la regulación tributaria en el país. Sin el RUT, no podrás facturar ni declarar los ingresos de tus máquinas expendedoras.
3. Ubicación de las máquinas expendedoras
Uno de los aspectos más importantes a la hora de poner una máquina expendedora en Colombia es la ubicación. No puedes simplemente colocar una máquina en cualquier lugar, ya que en muchos casos necesitarás un permiso o acuerdo con el propietario del espacio donde deseas instalarla.
¿Qué permisos debo tener?
Si vas a instalar una máquina expendedora en una propiedad privada, como un centro comercial, una oficina o una universidad, necesitarás llegar a un acuerdo con el propietario o administrador del lugar. Estos acuerdos suelen incluir el pago de una comisión o renta mensual, dependiendo de la cantidad de ventas que genere la máquina o acordada previamente. Si planeas instalarla en un espacio público, como un parque o una estación de transporte, puede que necesites un permiso del gobierno local.
4. Mantenimiento y abastecimiento
Una vez instalada la máquina expendedora, es crucial que tengas un plan de mantenimiento y abastecimiento regular. Las máquinas expendedoras necesitan estar en funcionamiento óptimo para evitar pérdidas por fallos técnicos o productos vencidos. Además, abastecerlas de forma periódica garantizará que siempre estén disponibles los productos que tus clientes esperan.
¿Qué debes tener en cuenta?
También, te recomiendo contar con un servicio técnico especializado como el de Diveco, que pueda solucionar cualquier problema técnico que pueda surgir. No hay nada peor para tu negocio que una máquina fuera de servicio por varios días o incluso meses.
5. Aspectos fiscales y contables
Por último, no puedes olvidar la parte fiscal y contable de tu negocio de máquinas expendedoras. Es vital llevar un registro adecuado de las ventas, ingresos y gastos asociados a cada máquina. De esta manera, podrás cumplir con tus obligaciones tributarias y, al mismo tiempo, evaluar la rentabilidad de cada punto de venta.
